近几年来，我们根据史志工作对电子信息技术的实际需要和电子网络时代的要求，适时提出了“创建史志数码工作室，打造一流县级史志办”的史志工作经营理念，不断深化认识，创新思维，加大数码工作室的建设投入，完善信息化手段，创新史志工作新途径，使我县史志资料征集编研工作流程由繁变简、征编程序进一步规范、办事效率提高、成书成本降低、业务成果增多，史志事业步入良性发展轨道。搞好信息化建设，我们主要有四个方面的感受：

　　一、从深化认识入手，下定信息化建设的决心。

　　痛下信息化建设的决心，我们是基于以下三方面考虑：第一，加强信息化建设是史志部门适应社会的需要。当今社会是信息社会，社会发展对信息需求的多样性和快捷性，要求史志事业必须加快数字化、网络化建设，这是史志事业适应和促进社会发展的根本要求。史志资料十分丰富，是一座地情库，如果不充分开发利用，只能是一种文化积累。把史志资料数字化，建成数据库，实现网络化，就使潜在资源变成活的信息，使之易传、快捷、共享，为领导决策服务，为经济社会发展服务，其资政和教育的作用也能很好地体现出来。第二，加强信息化建设是史志部门走向社会的通道。史志是地情载体，地情的多元化决定了其内容具有广泛性，地情的大容量又造成了史志的大部头。而这种修志编史的综合性和利用者的单一性节选性形成了很大的矛盾。利用的不方便和当前社会的快节奏形成了强烈反差，非信息化的信息抑止了史志文化的传播，同时也造成了史志应用领域的冷清局面。而信息化，可以解决修志和用志的矛盾。人们借助于信息工具——因特网或局域网可以很方便地找到自己需要的资料，并便捷地将所需部分打印到纸上或拷贝到磁盘上。利用电脑，检索、摘抄、打印所需史志信息，本来需要几天甚至几周才能做完的工作，在几小时甚至几分钟内就完成了。用志的便利和收获的巨大，会吸引广泛的人士开采地方志这个信息富矿。因此，依靠信息化，史志就会走出书斋、走出志界、走向社会、走进人们的日常生活中。第三，加强信息化建设是史志部门走向辉煌的战略选择。从信息学角度看，地方史志是一大资源，是一种高密度的信息载体，是一种可以广为传播的信息媒介，其功能首先是服务当代，受益者应是全社会。史志工作部门是古今地情信息的加工厂和集散地。准确地说，是一种纵贯古今、横陈百业的特殊的信息产业。要经过我们的不断努力，逐步建立起史志信息化、数据化、网络化系统，形成地情资料的收藏、编研和咨询、服务中心。逐步实现由传统的、阶段性的、单一的修志业务向与现实紧密联系的、长期性的、全方位的复合型社会信息服务事业转变。史志资源信息化、史志信息数据化、史志数据网络化将极大地提高和改善史志为社会服务的水平，使史志事业在质的方面有一个划时代的飞跃，这无疑是我们史志界面临的一项伟大的战略选择。实现信息化是我们县级史志部门走出经营困境走向辉煌的必经之路。所以，基于这几点认识，我们办公室前六年就拿出了一个加强信息化建设的五年规划，下决心把数码工作室建设好、利用好。

　　二、从建好“硬件”入手，夯实信息化建设的基础。

　　硬件建设是办公自动化的基础，是信息化建设的关键。多年来我们都把信息化建设的投入列为单位的首项支出，经费再紧，也要拿出资金添置和维修设备。一是完善计算机系统。我们按照办公自动化的要求，高档配置电脑，使电脑功能齐全，使用方便，全办每人配置座机1台、笔记本电脑1部，完善铁通、电信互补的宽带网和局域网，配备无线网络系统，使办公室能够有能力进行无纸化办公和远程办公，使史志工作办公不受时空限制、部门条件限制。二是完善图文录入系统。史志工作从某种意义上说就是资料征集，所以图文录入系统的建设相当重要，对此，我们专门配备了三台扫描仪，对现有图片进行录入；购置了一台单反相机，和高档系统EF镜头，办公室每个干部配置有数码照相机，完成了图文摄录一体化建设，我们所有图片都能由干部自行摄制、扫描录入和编辑。三是完善文印系统。配备了三台打印机、一台复印机和其它文印设备，建立了机关文印室，不仅承担本办的文印事务，还可包揽县委机关内其它单位的文印业务。所以通过这三个系统的建设，我们每年不仅节省了近2万元的打印费，还可创收1万左右，使办公室工作初步告别了纸笔，为信息化建设打下了好的基础。

　　三、从配置“软件”入手，把握信息化建设的关键。

　　搞信息化，我们认为电脑和设备是硬件，人才是“软件”，有了电脑硬件，而没有适应电脑的专业技能办公人员，就是缺乏了软件，这是制约信息化建设的瓶颈。所以我们很注重干部的学习和培养，专门研究推行了加强干部学习的有关措施，首先我们引导干部注重计算机一般理论的学习。以干部自学和单位助学的方式，分期选派干部参加各种培训和考试，使在职干部都拿到了人事局颁发的计算机中级证书。二是引导干部钻研应用技能。通过干部的应用实践和相互交流，使他们不断积累实用技术，提高整体应用速度和效率。三是通过激励措施确保干部学有收获。我们推出了“四学”方案。把学电脑作为必学必成科目，并规定中级证是史志工作从业的资格。前两年我们就规定每周五都要进行考试，及格者每考试一次发奖金10元，通过这些措施真正使干部学到了真本领，都能熟练地应用电脑，业务办公和事务管理基本上告别了纸笔。

　　四、从实现“三化”入手，创新史志工作新途径。

　　首先是实现了资料征集的电子化。以前，我们大都是征集纸面文字稿，既麻烦又差错率高，前两年，我们就规定稿件全部用磁盘上报，但这种方法仅仅停留在初级阶段，已经落后，既浪费磁盘成本，又在报送过程中浪费时间，而且经常出现磁盘不能打开或乱码的问题。现在我们通过三个渠道解决这个问题：一是网上通知征集。在政府网站中设置网页，通过县委、县政府两办下文并把文字变成电子通知，通过网站免费收发年鉴稿件，就解决了30多家单位的年鉴稿件的征集问题。二是电子邮件征集。我们办公室设置了公用的电子邮件地址，每个干部都设置了个人邮件地址，用“新浪”“网易”等网站的邮箱收发E-mail，这些邮箱，性能稳定，使用方便，也不要任何费用。有了这种固定邮箱，就能很好地解决收发有计算机和邮箱而未上政府公务网站单位的年鉴稿件收发问题。三是网站自行征集。网上自行收集一般有三个渠道：可以收集本地地情网页内容供采用。可以从网站上下载资料后归类整理，按照年鉴类目和分目的划分分门别类的筛选保存，积累资料作为备用条目。还可以在已有的本办的电子文档中拾遗补缺或查找印证资料。在编辑类目稿件的同时，与资料库或网上内容对照比较，发现重要信息，立即下载，充实类目内容，还可相互印证资料的真实性。

　　其次是实现史志编纂的电子化。电子编辑和电子征集不可能完全分开，聪明的责任编辑往往是边征集边行文，所以在资料征集之前我们就要做好以下准备工作，一是坚持编纂要求和原则。就是要在征集资料之前把电子编纂的规范要求和基本原则对责任编辑明确，让责任编辑把握方向，找准方法，明确要求。二是创建或购买年鉴编辑软件。这是个创造性的工作，因为我们年鉴编纂还没有一个规范性的软件，所以编辑部要根据当地的实情，将全书的编目科学分类，层次排列，使年鉴稿子能做到分类征集、分类编辑，一个好的软件和程序可以省掉好多功夫，使编辑得心应手的工作。三是建立内部局域网实现信息资源共享。把编辑部的计算机联成一个网络，便于干部之间或上下级之间进行稿件传递、信息综合等事务的快速处理。在传统的编纂中，文字校对是年鉴成书之前最繁琐的工作，计算机校对稿件工作我们澧县年鉴编辑部还没有全面起步，只是尝试阶段，一半干部还是在纸面上进行修改，这种传统校对毛病很多，往往校对时间过长，错误多。而电子化校对最能体现电脑的优势和潜力，确实能起到事半功倍的效果，缩短时间，并减少差错率。文稿校对电子化也是一个发展的方向，我们用“WPS”、V2002全能校对软件确保校对极高的准确率和查错率。可以准确的找出文中的错字、别字、多字、少字、词语搭配不当、异形字和部分语法语义错误，对英文、标点符号、数字和科技计量错误等也能准确查出。校对速度也相当快，一本书用一到两个小时就够了。实现公文电子化后，我们可以将要校对的文稿交给网上的公司校对，只要把文稿通过E-mail，发送给这些公司，负担一笔较小的费用，公司和客户就会很乐意很负责任的把书稿校好，然后通过QQ或E-mail将校对结果传回给我们。编纂电子化学减少了我们很多麻烦也提高了我们的办事效率。

　　第三是实现资料存储的电子化。我们原来的文字都是以纸面形态存放于档案室，特别是历史档案和文字，用得多，而抄抄写写极不方便，再说纸张易腐化，存放时间不长，档案管理成本高，怎样解决这些问题？我们从建设数码档案的工作入手，做了些有益的探索，首先我们把原来的传统档案室更新改造成省一级档案室，然后通过几个月的扫描处理，把所有文字、图片制成电子档案，以专业档案软件进行分门别类处理，把过来的实物档案室变成了无形的电子档案室，档案资料的搜索、复制利用就相当简单了，实物档案室每充实一次，电子档案室就充实一次，做到实物档案与电子档案同步并存，在完成这项工作后我们的档案室就只有文物保存功能了。二是实现纸面成果的电子化处理，我们将我们办公室所有出版发行的书籍、干部的著作实行文字录入，以便存放保管和综合利用。三是电子档案的备份和防磁化处理。电子档案有优点但也有缺陷，如存储时间长而易磁化、易丢失等问题，所以我们在建设数码档案时首先就做好了这方面的准备，主要是配备防磁柜、移动硬盘和防毒软件，实行文件备份，建局域网等等，这样，使得资料能长时间保存、能充分合理利用。